Техники тайм-менеджмента, которые сможет освоить каждый

Прокачайте суперсилу управления временем – и вы непременно получите массу новых возможностей.

Если у вас иногда возникает чувство, что день прошел зря, пора начать контролировать свое время. Вас заждался тайм-менеджмент – искусство эффективного использования временного ресурса. Когда вы овладеете этой суперсилой, непременно откроете для себя массу новых возможностей: найдете время для обучения новому, займетесь хобби, отдохнете в конце концов. Вот некоторые техники тайм-менеджмента, которые сможет освоить каждый.

SMART

К сожалению, доподлинно не известно, кто первым придумал эту схему. Одни считают, что ее создатель – Пол Майер (миллионер, основатель Института мотивации успеха). Другие же утверждают, что это консультант и специалист по стратегическому планированию Джордж Доран. Самая главная особенность техники в том, что ее может использовать абсолютно любой человек, даже не обладающий какими-то специальными знаниями или навыками. Методика постановки SMART-целей учит формулировать задачи так, чтобы цели эти были достижимы. А правильно поставленная цель – одна из важных составляющих временного планирования.

Иллюстрация: zhi-za.ru

SMART – аббревиатура, которая расшифровывается следующим образом (трактовки тоже расходятся, но идея во всех схожая):

S (specific) – конкретность. Формулируйте свои цели и задачи конкретно, без общих фраз. Так, чтобы в описании присутствовали ответы на вопросы: что, где, когда, сколько и так далее.  Фразы «Хочу быть успешным» или «Хочу стать богатым» не подходят.

 M (measurable) – измеримость. То есть необходимо определить критерии оценки результата. Это может быть конкретная сумма прибыли, количество произведенного продукта (например, прочитать 5 книг за 1 месяц) и подобные. Также желательно определить сроки, в которые ваши цели должны быть достигнуты.

A (achievable / attainable) – достижимость. Нужно проанализировать, насколько реально достичь цели: имеются ли у вас необходимые инструменты, возможности и компетенции.

R (relevant / realistic) – уместность. Если предыдущий пункт обращает внимание на реалистичность процесса, то следующее действие – анализ уместности самой задачи. Действительно ли результат вам необходим?

T (time related/ timebound/ tangible) – связанность со временем, осязаемость. Установите конкретный срок выполнения задачи – с точностью до дня и месяца. Без этого ограничения реализация может затянуться.

Как видите SMART-механика постановки целей потребует от вас серьезной подготовки. Зато и результат будет. Однако стоит сказать, что данная методика более уместна для масштабного планирования. Если цель проста и понятна, в таком тщательном ее разборе нет необходимости.

Матрица Эйзенхауэра

Это метод расстановки приоритетов, придуманный 34-м президентом Америки Дуайтом Эйзенхауэром. Несложно догадаться, что жизнь политического и военного деятеля была весьма активной. И справляться с потоком задач ему помогал жизненный принцип «Не все срочные дела важны и не все важные дела – срочные».

Действительно, мы часто погрязаем в куче мелких дел, которые ни на шаг не приближают нас к цели. А реально важные задачи все откладываем и откладываем. Выстроить иерархию задач как раз и поможет матрица Эйзенхауэра. Именно параметры «важность» и «срочность» позволяют разделить абсолютно все дела на 4 категории. Внесите ваши задачи в такую несложную табличку и проанализируйте результат.

Иллюстрация: Анастасия Голик

Категория A. Срочные и важные дела
Сюда должны попасть только «горячие» вопросы – те, от которых зависит здоровье и которые могут существенно повлиять на вашу жизнь. Чем меньше дел попадет в эту категорию, тем лучше. Если речь идет о рабочих, а не жизненных задачах, сюда попадут те, которые могут сильно повлиять на развитие проекта или бизнеса, а также требующие вашего личного внимания.
Что делать? Эти задачи нужно выполнять незамедлительно.

Категория B. Важные, но не срочные дела
На задачи из этой категории обратите особое внимание – именно они действительно ведут вас к намеченной цели. Однако не затягивайте с их выполнением – иначе они легко могут перекочевать в категорию А.
Что делать? Установить для каждого дела четкие реальные сроки выполнения и придерживаться их.

Категория C. Срочные, но не важные дела
Это именно тот «отвлекающий фактор», который мешает идти к цели. Срочные, но не важные задачи заставляют суетиться, паниковать, а следовательно, неэффективно расходовать время и силы.
Что делать? Попробуйте перепоручить эти дела или пересмотрите их целесообразность и срочность.

Категория D. Не срочные и не важные дела
Как ни странно, именно сюда могут попасть дела якобы «по работе», но на самом деле оправдывающие банальную лень. Отличное подспорье для самоанализа.
Что делать? Эти дела можно отложить на потом без зазрения совести. Или вовсе отказаться от них.

Чтобы структурированный список дел не превратился в кашу, проработайте отдельно профессиональные и личные задачи. Постарайтесь, чтобы в каждой графе оказалось не более 8 пунктов, иначе есть опасность потерять основную цель из вида.

Система 45/15

Сказать, что данная система нова и революционна, конечно же, нельзя. Более того – она стара как мир. До сих пор для многих отрезок времени в 45 минут четко ассоциируется с уроком. Делать перерывы в работе каждый час – весьма эффективный метод тайм-менеджмента. Например, художница и дизайнер Яна Франк переосмыслила эту систему и описала ее в своей книге «Муза и чудовище». Автор убеждает читателей, что даже творческие экспрессивные люди могут планировать свою деятельность – причем без ущерба для вдохновения. В сравнении с предыдущими двумя методы Яны Франк очень мягкие, лояльные, поэтому они хорошо подойдут тем, кто хочет подчинить себе время, но при этом не готов ставить себя в жесткие рамки планирования.

Иллюстрация: Анастасия Голик

Итак, в чем же секрет системы 45/15? В чередовании деятельности и нагрузки. В течение 45 минут вы максимально сосредоточиваетесь на выполнении рабочих задач, а потом 15 минут отдыхаете. Причем отдых в данном случае – это смена деятельности, перекус, домашние дела. Применяя данный метод, можно за 8 часов выполнить рабочие задачи, сделать домашние дела, сбегать в магазин, и при этом не дать мозгам «закипеть».

Кроме того, Яна Франк предлагает выяснить, на что вы ежедневно расходуете ваше время. Чтобы провести анализ, нужно несколько дней подряд записывать все свои действия в блокнот, причем поминутно. Такой «хронометраж» поможет выявить дела, которые занимают больше всего вашего времени, а также поможет оценить продуктивность ваших действий.

Конечно же, все люди разные, у каждого свой темп и ритм жизни. Кто-то страдает от собственной гиперответственности и попыток сделать все и сразу, а для кого-то главный враг – лень. Тайм-менеджмент с его многочисленными способами организации времени тем и прекрасен, что способен решить проблемы и тех, и других. Главное – подобрать методики, которые подойдут именно вам.

Кристина Конвенсарова

Кристина Конвенсарова

журналист, специалист в области театра и кино